​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT JAMINAN
KUALITI
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-01
Tajuk Dokumen
Kajian Semula Pengurusan
Bil.
Keluaran
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
Tambah Definisi:
KJ,KU, PYB (Pegawai Yang bertanggungjawab) dan
Anggota MKSP
13.02.2024
2
01
Menggugurkan ayat:
Menyediakan laporan yang berkaitan dengan dasar
untuk dibawa oleh Pengarah dalam Mesyuarat
Pengarah-Pengarah Politeknik KPT
13.02.2024
PMU-PE-PS-01 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN Page 3 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah serta tanggungjawab pihak pengurusan untuk
mengkaji dan menilai semula pelaksanaan EOMS Politeknik Mukah (PMU) bagi memastikan
kesesuaian, kecukupan serta keberkesanannya. Kajian Semula Pengurusan juga akan
membincang dan menilai peluang-peluang penambahbaikan serta keperluan kepada
penambahbaikan terhadap EOMS PMU.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh anggota-anggota Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dalam
melaksanakan Kajian Semula Pengurusan ke atas EOMS. Kajian Semula Pengurusan
dijalankan satu (1) kali setahun.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
4.0
DEFINISI
WP
Wakil Pengurusan
KUJQ
Ketua Unit Jaminan Kualiti
PQ
Pegawai Kualiti
MKSP
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
KJ
Ketua Jabatan. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik
dan sokongan
KU
Ketua Unit. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai unit.
PYB
Pegawai Yang Bertanggungjawab
Anggota
MKSP
Ketua Jabatan/Ketua Unit/Pegawai yang terlibat dalam mesyuarat KSP
PMU-PE-PS-01 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN Page 4 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
WP/KUJQ
8.1.1
Perancangan
Operasi dan
Kawalan
1. Merujuk kepada Takwim Aktiviti PMU untuk mengenalpasti
tarikh, masa dan tempat Kajian Semula Pengurusan (KSP) serta
mendapatkan pengesahan daripada Pengarah.
KUJQ/PQ
7.4 Komunikasi
dalaman
9.3.2 Input
Kajian Semula
2. Mengarahkan anggota-anggota MKSP menyediakan laporan-
laporan berikut selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum KSP
:
a. Status tindakan daripada kajian semula pengurusan
sebelumnya.
b. Perubahan terhadap isu luaran dan dalaman yang relevan
terhadap EOMS.
c. Maklumat prestasi dan keberkesanan EOMS, termasuk
arah aliran (trend) dalam:
i. Kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain dan maklum
balas berkaitan keperluan pelajar dan benefisiari yang
lain.
ii. Takat di mana objektif kualiti dipenuhi.
iii. Prestasi proses dan keakuran produk dan
perkhidmatan
iv. Ketakakuran dan tindakan pembetulan.
v. Keputusan pemantauan dan pengukuran.
vi. Keputusan audit.
vii. Prestasi penyedia luar.
viii. Hasil pentaksiran formatif dan sumatif.
d. Kecukupan sumber
e. Keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dan
peluang.
f. Peluang untuk penambahbaikan.
g. Maklum balas staf berkaitan aktiviti bagi meningkatkan
kekompetetan.
PMU-PE-PS-01 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN Page 5 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
KJ/KU/PYB
9.3.2
Input Kajian
Semula
3. Menyediakan laporan yang berkaitan dan menghantar laporan
tersebut kepada Unit Jaminan Kualiti dua (2) minggu sebelum
MKSP dijalankan.
KUJQ/PQ
9.1.5
Analisa dan
penilaian
4. Membuat analisis terhadap laporan yang diterima dan
menyediakan input untuk MKSP.
Pengarah
atau WP
7.4 Komunikasi
dalaman
5.3
5. Mempengerusikan MKSP di lokasi yang telah ditetapkan.
Pengarah/W
P/KJ/KU/PY
B
9.1.5
Analisa dan
penilaian
6. Membincangkan hasil analisis serta memutuskan tindakan yang
sekurang-kurangnya berkaitan dengan :
a. Peningkatan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan
proses-prosesnya.
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.
c. Sumber-sumber yang diperlukan.
d. Kompetensi utama yang diperlukan.
e. Prestasi pembekal.
PQ/Setiausa
ha Kualiti
7.5.2
Mewujudkan
maklumat
didokumentasik
an
7.4 Komunikasi
dalaman
7. Meminitkan semua keputusan dan tindakan yang diputuskan di
dalam MKSP berkaitan dengan:
a. Peningkatan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan
proses-prosesnya.
b. Peningkatan produk berdasarkan keperluan pengguna.
c. Sumber-sumber yang diperlukan.
KUJQ/PQ/Se
tiausaha
Kualiti
8. Mengedarkan minit kepada anggota MKSP dalam masa dua (2)
minggu selepas tarikh MKSP dijalankan.
KJ/ KU/PYB
10.1.1
Ketaakuran dan
tindakan
pembetulan
9. Melaksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan ke atas keputusan mesyuarat yang telah
dipersetujui.
KUJQ/PQ
10. Memantau tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh
KJ/ KU.
PMU-PE-PS-01 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN Page 6 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
KUJQ/PQ
7.5.2
Mewujudkan
maklumat
didokumentasik
an
11. Menyediakan laporan status tindakan susulan Kajian Semula
Pengurusan dan melaporkan kepada WP dalam mana-mana
mesyuarat yang berkaitan.
KUJQ/PQ
7.4 Komunikasi
dalaman
12. Membentangkan semua status tindakan hasil MKSP terdahulu
dalam MKSP akan datang.
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Memo Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
2 Tahun
Bilik Unit
Jaminan Kualiti/
Bilik fail
2.
Memo Penyediaan Laporan Kajian
Semula Pengurusan
2 Tahun
Bilik Unit
Jaminan Kualiti/
Bilik fail
3.
Minit Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
2 Tahun
Bilik Unit
Jaminan Kualiti
4.
Tindakan Susulan Kajian Semula
Pengurusan
2 Tahun
Bilik Unit
Jaminan Kualiti
PMU-PE-PS-01 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN Page 7 of 7
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
WP/KUJQ
KUJQ/PQ
KJ/ KU/PYB
KUJQ/PQ
Pengarah atau WP
Pengarah/WP/KJ/KU/PYB
PQ/Setiausaha Kualiti
KUJQ/PQ/Setiausaha
Kualiti
KJ/ KU
KUJQ/PQ
KUJQ/PQ
KUJQ/PQ
Rujuk takwim untuk kenalpasti tarikh,
masa dan tempat MKSP.
Arahkan anggota MKSP sedia laporan
dalam tempoh dua (2) minggu.
Sedia laporan dan hantar kepada UJQ
dua (2) minggu sebelum MKSP.
Buat analisis laporan dan sediakan
input MKSP.
Laporan disediakan dengan baik
Pengerusikan MKSP.
Bincang hasil analisis dan putuskan
tindakan.
Minitkan semua keputusan dan
tindakan.
Edarkan minit kepada anggota MKSP
dua (2) minggu selepas MKSP.
Laksana tindakan pembetulan,
pencegahan dan penambahbaikan.
Pantau tindakan pembetulan.
Sedia laporan status tindakan susulan
dan lapor kepada WP.
Bentang semua status tindakan hasil
MKSP dalam MKSP akan datang.
Ya
Tidak